Arbeitsrapport richtig schreiben

Ein guter Rapport spart Diskussionen bei der Rechnung. Was hineingehört, wie man Arbeiten beschreibt und worauf es beim Regierapport ankommt.

Wozu ein Arbeitsrapport?

Der Arbeitsrapport hält fest, wer wann was gearbeitet und welches Material gebraucht hat. Unterschreibt der Kunde, bestätigt er diese Angaben. Damit ist der Rapport zweierlei: die Grundlage für die Rechnung und ein Beweismittel, falls später jemand fragt, ob die Arbeit wirklich so gemacht wurde. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz in der Schweiz nicht vor.

Diese Angaben gehören hinein

Firma und Rapportnummer

Fortlaufende Nummern machen jeden Rapport eindeutig. Bei einer Rückfrage findet man ihn sofort.

Datum und Einsatzort

Wann und wo gearbeitet wurde, vor allem wenn ein Kunde mehrere Liegenschaften hat.

Kunde und Auftrag

Wer den Auftrag gegeben hat und worum es ging, z. B. «Jahresservice Heizung» oder «Störung Lüftung».

Ausgeführte Arbeiten

Was gemacht wurde, in ganzen Sätzen und so konkret, dass es auch jemand ohne Vorwissen versteht.

Arbeitszeit pro Person

Wer wie lange gearbeitet hat. Fahrzeit separat aufschreiben, wenn sie separat verrechnet wird.

Material

Bezeichnung, Menge und Einheit. Das ist die Grundlage für die Rechnung.

Unterschrift des Kunden

Mit Namen in Druckschrift. Erst die Unterschrift macht aus dem Rapport eine Bestätigung.

Arbeiten konkret beschreiben

«Service gemacht» sagt dem Kunden ein halbes Jahr später nichts mehr. Besser ist ein Satz pro Arbeitsschritt, mit dem, was gemessen, ersetzt oder eingestellt wurde.

Mehraufwand gehört separat aufgeschrieben und am besten gleich vor Ort bestätigt: was nicht im Auftrag stand, warum es nötig war und wie lange es gedauert hat. Fotos von vorher und nachher helfen, wenn der Kunde nicht dabei war.

Arbeitsrapport, Regierapport, Servicerapport

Die Begriffe überschneiden sich, gemeint ist fast immer dasselbe Blatt. Die Unterschiede liegen in der Verwendung:

• Arbeitsrapport: der allgemeine Begriff für jeden Einsatz beim Kunden.
• Regierapport: für Arbeiten, die nach Aufwand statt zu einem festen Preis verrechnet werden, oft auf Baustellen. Gilt im Werkvertrag die SIA-Norm 118, legt man Regierapporte der Bauleitung regelmässig zur Unterschrift vor, nicht erst am Schluss.
• Servicerapport: für Wartung und Reparatur, etwa bei Heizung, Lüftung oder Maschinen. Oft mit Messwerten und dem nächsten Servicetermin.

Unterschrift auf Papier oder am Bildschirm?

Beides ist möglich. Eine Unterschrift auf dem Handy oder Tablet ist eine einfache elektronische Signatur. Sie gilt als Beweismittel, das ein Gericht frei würdigt, genauso wie ein unterschriebenes Blatt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie nicht, für einen Rapport braucht es die aber auch nicht. Wichtig ist, dass der Kunde direkt nach der Arbeit unterschreibt und eine Kopie bekommt.

Wie lange aufbewahren?

Gehört ein Rapport zu einer Rechnung, ist er ein Buchungsbeleg. Belege muss ein Betrieb in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren (Obligationenrecht, Art. 958f). Digital ist das erlaubt, solange die Rapporte nachträglich nicht verändert werden können.

Stand November 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Was im Einzelfall gilt, regelt euer Werkvertrag.